Modelo Tipológico

 Imagem retirada de: http://www.perito.med.br/2010/12/revirando-documentos-esquecidos-ii.html

 

O grupo considera não apenas um modelo como mais adequado para analisar as tipologias documentais, senão dois: o proposto por Duranti e o proposto pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri.

Acreditamos que ambos oferecem insumos para um método completo de análise dos tipos documentais, detalharemos abaixo os aspectos mais relevantes tratados pelos referidos autores quanto aos seus quesitos de análise.

• Denominação do documento: busca denominar o tipo estudado de forma melhor se adequar à legislação e à própria natureza do documento, observando demais variáveis utilizadas pelo produtor (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Espécie e definição do documento: buscam expor com exatidão e clareza os características genéricas e diferenciais de cada tipo, de forma que aproxime-se da atividade que o gerou e da função que possui (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Unidade produtora do documento: busca centralizar a gestão do tipo documental visando ao trâmite mais adequado à função que possui (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Legislação, vigência administração e exposição: buscam definir as leis, normas, regulamentos etc. que alicerçam a produção do documento que ao mesmo tempo expõe os prazos de início e o fim de vigência  (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Trâmite do documento: busca analisar a sequência das diligências e ações, de forma a se identificar a produção, elaboração, aprovação e recebimento do tipo, ao tempo em que se reflete quanto aos aspectos que se podem melhorar o processo (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Gênero do documento: busca determinar  a disposição e a  articulação da informação, evidenciando a proveniência, processos, procedimentos, usos, modos de transmissão e sua autenticidade (Duranti).
• Linguagem e escrita do documento: busca identificar o idioma e as diferentes formas de redação e vocabulários da informação (Duranti).
• Suporte: material que transporta a mensagem (Duranti)
• Protocolo: busca identificar o contexto administrativo da ação e as formas iniciais do processo de gênese (Duranti).

Entendemos que existam outros aspectos importantes na análise dos tipos documentais, não só nos métodos aos quais nos referimos, assim como naqueles propostos por outros autores, porém é necessário encontrar os melhores procedimentos para cada instituição.

Tuila e João Paulo

Um documento pra chamar de meu: parte 1

Imagem retirada de http://catracalivre.folha.uol.com.br/2012/04/estude-em-pequim-ou-xangai-com-o-programa-de-bolsas-top-china/

Boa-noite, pessoal!

Vamos à atividade em que apresentaremos três documentos relacionados ao tema central de nosso blog: o ingresso de alunos da UnB em universidades estrangeiras e os documentos necessários para tal.

Os documentos a serem analisados foram escolhidos na Assessoria de Assuntos Internacionais da UnB – INT com auxílio de servidores daquele setor.

Para contextualizá-los (de forma breve) quanto ao contexto de existência desses documentos  no trâmite de “exportação” desses alunos, fizemos um pequeno resumo do processo: 

1 – A INT  faz acordos de cooperação com universidades estrangeiras;

2 – Depois publica um edital de convocação para pré-selecionar alunos, sejam graduação, pós-graduação ou extensão;

3 – Encerradas as inscrições, faz-se um relatório com o resumo das estatísticas relacionadas a elas;

4 – A INT recebe a documentação dos alunos pré-selecionados e a envia às universidades escolhidas pelos alunos.

5 – Os alunos selecionados pelas universidades estrangeiras recebem cartas aceitação ou não aceitação destas.

Parece bem simples, né? Porém, há muitos documentos envolvidos nesse processo descrito por nós.

Os documentos escolhidos e a análise tipológica deles seguem abaixo:

1 - Edital de convocação:

• Denominação:  Edital de convocação. 
•  Definição: publicar processo de pré-seleção de alunos de graduação da UnB ao programa de intercâmbio acadêmico.
•  Unidade Produtora: Assessoria de Assuntos Internacionais - INT;
•  Trâmite: o setor responsável pela elaboração dos requisitos de convocação e pré-seleção, produz o   documento que ao final será pubilicado pelo responsável legal pela INT.
•    Gênero: textual.
•    Língua: portuguesa.
•    Espécie: edital de convocação.
•   Suporte: papel.
•    Formato: folhas múltiplas.
•    Forma: original.

2 - Carta de aceitação:

•    Denominação: Carta de aceitação.
•    Definição: comunicar ao aluno sua aceitação como intercambista na universidade estrangeira e dar instruções de procedimentos necessários para estadia no país.
•    Unidade Produtora: Escritório de Cooperação Internacional da Universidade Nacional de Chengchi - Taiwan.
•    Trâmite: o Escritório de Cooperação Internacional produz o documento e o envia ao aluno aceito. 
•    Gênero: textual.
•    Língua: inglesa e chinesa.
•    Espécie: carta.
•    Suporte: papel.
•    Formato: folha avulsa.
•    Forma: original.

3 – Declaração de recepção/chegada:

•  Denominação: Declaração de recepção.
•  Definição: comprovar à UnB o acolhimento e o registro do aluno estudante de intercâmbio à Universidade Nacional de Chengchi.
• Unidade Produtora: INT.
• Trâmite: o intercambista leva o documento para a universidade estrangeira e lá é preenchido e firmado pela universidade estrangeira, após isso é enviado por fax ou correio eletrônico. 
•  Gênero: textual.
•  Língua: portuguesa.
•  Espécie: declaração.
•  Suporte: papel.
•  Formato: folha avulsa.
•  Forma: cópia.

E é isso aí, pessoal!

João Paulo e Tuila

Desafio!

Bom dia, colegas archiveros!

Vamos ao desafio proposto pelo blog mãe? 

Todos já sabemos que hoje em dia para viajarmos a países do exterior sem ter problemas e sem estragar nossas viagens, precisamos cumprir uma série de requisitos, sejam estes relacionados às regras de nosso próprio país ou sejam com as regras do país estrangeiro. 

Cada nação, no processo de recepção de pessoas de outra nacionalidade em seu interior, possui suas próprias normas: algumas simples, outras complexas. Quase sempre, para que demonstremos o cumprimento dessas normas, precisamos comprovar com documentos... MUITOS DOCUMENTOS!

Quando falamos de intercâmbio estudantil, além das comprovações normalmente solicitadas para turistas, mais comprovações documentais são solicitadas.

Para que compreendam melhor, escolhemos a Austrália para exemplificar. Esse país solicita aproximadamente 20 documentos para seja possível emitir um visto de estudante para permanecer na Austrália por no mínimo 14 semanas com o intuito de fazer um curso, seja de inglês, francês, técnico, ensino médio, graduação ou pós-graduação. 

Alguns desses documentos seguem listados abaixo:

- Preencher o Formulário 157A e o Formulário 956A.

- Ter em mãos a confirmação de matrícula (COE Confirmation of Enrolment), emitida pela própria escola.

- Pagar o seguro de saúde obrigatório.

- Ter comprovações de condição financeira.

- Ter evidências de motivos para retornar ao Brasil.

- Ter uma cópia das passagens aéreas.

- Ter feito exames médicos por doutores credenciados da Embaixada da Austrália.

- Pagar a taxa à Embaixada da Austrália através de um cheque nominal.

Para estudantes menores de idade que vão fazer intercâmbio na Austrália, também é necessário apresentar:

- Quatro vias da autorização de viagem assinada pelos pais, ou responsáveis legais, com firmas reconhecidas em cartório (uma cópia fica com a Embaixada e outras três com o estudante).

- Preencher o Formulário 1229 com as assinaturas dos pais, juntamente com a cópia autenticada de seus documentos de identidade e da certidão de nascimento do estudante.

- Welfare Letter, que indicará um responsável legal pelo estudante na Austrália, Guardian dará suporte geral ao estudante durante sua permanência no país.

Como desafio, pedimos que nossos colegas sejam criativos e optem por uma das duas propostas abaixo para comentar:

a) Escolher 3 dos documentos acima listados e dizer quais seriam as marcas ou as características que os tornariam autênticos tendo em vista as diferentes tipologias documentais relacionadas ; 

 b) A maneira como a Austrália pode reconhecer documentos criados em outros países como verídicos e autênticos e o que precisam esse país precisa fazer para isso.

Abraços e boa sorte!

João e Tuila

Fontes: <http://www.customs.gov.au/default.asp>, <http://www.australiancentre.com.br/site/australia/guia-intercambio-australia.asp>.

Documentos digitais - A velha nova era

Imagem retirada de: http://www.tjrr.jus.br/arquivoslegados/sistemas/php/joomla/index.php/noticias/284-tj-de-roraima-inicia-instalacao-do-projudi-nas-comarcas-do-interior

Na palestra ministrada pelo arquivista do Tribunal Superior do Trabalho, senhor Leonardo Moreira, em 11 de janeiro de 2013, foi apresentada a sua tese de mestrado a respeito da confiabilidade de documentos digitais no âmbito do Superior Tribunal de Justiça, instituição pública brasileira pioneira na digitalização documental.

O surgimento de documentos digitais é recente e por isso enfrenta dificuldades quanto à sua confiabilidade. As formas de garantia de sua autenticidade e veracidade seguem em intensas mudanças, assim como a tecnologia.

Para o estudo do documento digital, é necessário que antes se faça uma rigorosa análise do documento físico, visando encontrar minuciosas características que o faça juridicamente aceito como registros verídicos, autênticos e confiáveis de fatos.

Segundo Duranti (1996, cap.5), “La diplomática define la forma como el complejo de reglas de representación usado para transmitir un mensaje, esto es, como el conjunto de características de un documento que puede ser separada de la determinación de los temas particulares, personas o lugares que lo afectan”. Dessa forma, a diplomática é uma ciência que nos permite fazer o rigoroso estudo do documento físico.

Sem o estudo dos documentos físicos que, por consequência, retratam as funções e atividades das pessoas físicas ou jurídicas, não é possível fazer análise das séries documentais. De acordo com Lopez (1999, p. 6), entende-se por série documental “o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras”. Para identificar a série documental, segundo Ruipérez (2007, p. 41), é necessário que se faça a análise de tipologias dos documentos. Sendo um tipo documental, para Lopez (1999, p.7), “a espécie documental somada à produção que o produziu”.

Trazendo tais conceitos para a atualidade, observa-se que não se tem tido a preocupação de dar o devido tratamento arquivístico à documentação física antes de se digitalizá-la. Para que o documento digital seja seguro e confiável, ele deve possuir ou ao menos reproduzir as características de seu original físico, assim sendo, o conhecimento profundo destas é condição sine qua non para verificação das suas autenticidade e veracidade.

Mais uma vez a atenção se volta à análise dos elementos externos e internos dos documentos. Para Duranti (1996, cap. 5), elementos externos “constituyen el carácter material del documento y su apariencia externa. Pueden ser examinados sin ler el documento y sólo están todos presentes en el original. Estos son el soporte, la escritura, el linguaje, los signos especiales, los sellos y las anotaciones” e elementos internos referem-se ao conteúdo intelectual, ainda segundo a autora.

Hoje em dia, no sistema judiciário brasileiro, é contumaz a digitalização dos autos dos processos visando a uma melhor celeridade nos andamentos processuais, à diminuição das custas, satisfação das partes interessadas etc. Contudo, apesar do sucesso dessa nova forma de condução dos processos judiciais, há arguições no sentido de contestação da autenticidade e veracidade desses documentos.

Para a juntada de documentos assinados por pessoas que não possuam firmas digitais, no caso de petição em autos virtuais, o procedimento é de se escanear o documento, que é digitalmente transformado em formato .jpg e, em seguida em .pdf, formato este que é o único aceito pelo sistema projudi (Processo Virtual Nacional, proposto pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) e normatizado pela Lei n.º 11.419/2006.

A fragilidade que traz o escaneamento da documentação firmada manuscritamente, isto é, sem assinatura digital, é grande, uma vez que a falsificação de assinaturas torna-se simples de ser feita. Porém, outros agravantes existem. Caso não exista uma normatização e padronização de tipos documentais nas instituições mais simples é de se falsificar, alterar ou suprimir informações, por exemplo. E quando há suspeitas de falsificações, a lei já faculta à parte interessada fazer vistas aos documentos originais.

Diante o exposto, observa-se que é necessária a padronização das tipologias documentais e o estudo das características dos documentos utilizando-se dos subsídios científicos fornecidos pela diplomática documental. 

Segue o link da reportagem: http://www.conjur.com.br/2012-jul-19/artur-scapini-parte-pedir-original-documento-digital-for-suspeito

Participaram desta atividade: Tuila Barros e João Paulo Berrêdo

Duplicity - Filme

                   Imagem retirada de http://metidoacritico.blogspot.com.br/2010/05/critica-de-filme-duplicity-duplicidade.html

Oi, galera!

      

Na última aula de Diplomática e Tipologia Documental, dia 21 de dezembro de 2012, assistimos ao filme Duplicity, protagonizado por Julia Roberts e Clive Owen. Os dois fazem o papel de ex-agentes, que deixaram seus empregos para lucrar com uma guerra existente entre duas corporações rivais. O objetivo é encontrar a fórmula de um produto que renderá uma fortuna para quem patenteá-los.

O objetivo deste post é mencionar um documento que apareça neste filme e analisá-lo quanto à veracidade e autenticidade. Escolhemos a identidade funcional ou crachá, que são utilizados para o acesso dos funcionários nas empresas.

Uma carteira de identidade funcional é expedida pela própria empresa, constando logomarca, o setor de trabalho, fotografia do empregado e seu nome, código do cartão funcional, a matrícula e a data de validade. De acordo com Duranti (1996, p.119), "la forma de un documento revela y perpetua la función a la que sirve". Dessa forma, como o nome já diz, sua função é identificar o empregado dentro da empresa.

Fazendo-se uma análise quanto à sua autenticidade, as duas corporações rivais mostradas no filme têm competência para expedir tais identidades e não existe outra pessoa física ou jurídica que o faça. Além disso, os cartões apresentam chip, uma tecnologia que dificulta a fraude das identidades. Sendo assim, pode-se dizer que ele é juridicamente autêntico e verídico por apresentar informações reais.

A título de informação, no Brasil, o decreto 5.703 de 2006 dá fé pública aos cartões de identidade funcional expedidos pelos Ministérios e órgãos da Presidência e Vice-Presidência da República. Segundo o decreto, os cartões somente podem ser emitidos mediante apresentação da carteira de identidade do agente público expedida pelos órgãos públicos civis ou militares competentes. A aposentadoria, exoneração, demissão ou qualquer forma de cessação do exercício do agente, torna nulo, de pleno direito, o cartão de identidade funcional, obrigando-se o identificado a restituí-lo.

Até a próxima!

Postado por: Tuila e João Paulo