O texto do Lopez

Boa-noite, pessoal!

De início, já perguntamos a vocês: como iniciar um trabalho arquivístico sem entender a origem, a função, o trâmite, os receptores, os emissores, os responsáveis e as formas dos documentos com os quais iremos trabalhar?

Isso seria uma missão impossível, não é verdade?

Eis então que recorremos a uma disciplina chamada Diplomática!

A diplomática nos permitirá conhecer os documentos a fundo, como objetos únicos e individuais, e, em seus conceitos, poderemos nos embasar para um trabalho arquivístico. Fazê-lo torna-se algo de suma importância.

Sobre a interação entre a Arquivística e a Diplomática, López (2012) diz que "a Diplomática tende a individualizar cada documento, enquanto a Arquivologia busca a inserção de cada documento em conjuntos mais amplos, caracterizados pelas atividades que os produzem (as séries). Tais especificidades, que distinguem essas disciplinas, ao mesmo tempo, as tornam complementares".

Assim, são necessárias informações básicas, que podem e devem ser exploradas ao máximo, em relação aos documentos a serem estudados visando às suas devidas contextualizações quanto às suas funções no âmbito das atividades administrativas das pessoas e instituições.

Remetendo ao nosso último post, Um documento pra chamar de meu: parte 1, e atendendo à atividade do blog mãe, postamos abaixo uma contextualização tipológica para os documentos escolhidos.

	Edital de convocação	Carta de Aceitação	Declaração de recepção/chegada
Espécie	Edital de convocação	Carta	Declaração
Fundo/Titular	Fundação Universidade de Brasília - INT	Fundação Universidade de Brasília - INT	Fundação Universidade  de Brasília - INT
Emissor	Assessoria de Assuntos Internacionais	Escritório de Cooperação Internacional	Universidade Nacional de Chengchi
Função Arquivística	Tornar público que está aberta a convocação de alunos de graduação da UnB para ao programa de Intercâmbio Acadêmico	Comunicar ao aluno a aceitação como intercambista na universidade e dar providências	Comprovar à UnB o acolhimento e o registro do aluno na universidade estrangeira
Tipo Arquivístico Simplificado	Edital de convocação para processo de pré-seleção de alunos da UnB ao Programa de Intercâmbio	Carta de aceitação	Declaração de recepção/chegada
Tipo Arquivístico Completo	Edital de convocação para processo de pré-seleção de alunos de graduação da UnB ao Programa de Intercâmbio Acadêmico	Carta de aceitação comunicando a aceitação do aluno como intercambista na Universidade Nacional de Chengchi	Declaração de recepção que comprova o acolhimento e o registro do aluno na Universidade Nacional de Chengchi

Referência: LOPEZ, André Porto Ancona. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: Antonio José Marques; Inez Tereznha Stampa. (Org.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

João Paulo e Tuila

Um documento pra chamar de meu: a busca

                                                                                 Imagem retirada de: imagem

Boa tarde, galera!

Hoje viemos explicar como foi a busca pelos nossos documentos na Assessoria Assuntos Internacionais.

Muitos dos nossos colegas tiveram dificuldades para acessar os documentos dos departamentos escolhidos. Mas a nossa busca foi rápida e fácil.

Assim que foi escolhido o tema do nosso trabalho fizemos contato via e-mail com o pessoal do setor escolhido por nós e nos responderam rapidamente. Marcamos um encontro para que pudéssemos escolher os documentos e conversar um pouco sobre o funcionamento do setor e de como funciona a tramitação dos documentos produzidos. Não tivemos muito tempo de conversa devido aos horários, mas eles demonstraram interesse em nos ajudar. Foi-nos apresentados os documentos e a partir daí, com a ajuda deles, escolhemos o que melhor representaria o nosso trabalho final. Como já foi explicitado, a escolha foi: edital de convocação, carta de aceitação e declaração de recepção/chegada.

Devido ao desencontro dos horários, marcamos uma outra reunião, desta vez, para conversarmos sobre legislação, trâmite, fluxograma e demais assuntos necessários para a finalização do trabalho.

Fazendo-se um paralelo com a lei de acesso à informação, tem-se que a lei n.º 12.527, de 18 de novembro de 2011," regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, inciso II do parágrafo 3º do art. 37 e no parágrafo 2º do art. 216 da Constituição Federal. Altera a lei n.º 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a lei n.º 11.111, de 5 de maior de 2005, e dispositivos da lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. Subordinam-se ao regime desta Lei os órgãos públicos da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Conta, e Judiciário e do Ministério Público; as autarquias; as fundações públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios". Sabe-se, então, que as universidades federais, são consideradas autarquias, que, como citado acima, estão subordinadas à lei. Sendo assim, para nós, por enquanto, a lei de acesso à informação está funcionando.

É isso, pessoal! Até agora, sem dificuldades.
Até mais!

Tuila e João Paulo

Modelo Tipológico

 Imagem retirada de: http://www.perito.med.br/2010/12/revirando-documentos-esquecidos-ii.html

 

O grupo considera não apenas um modelo como mais adequado para analisar as tipologias documentais, senão dois: o proposto por Duranti e o proposto pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madri.

Acreditamos que ambos oferecem insumos para um método completo de análise dos tipos documentais, detalharemos abaixo os aspectos mais relevantes tratados pelos referidos autores quanto aos seus quesitos de análise.

• Denominação do documento: busca denominar o tipo estudado de forma melhor se adequar à legislação e à própria natureza do documento, observando demais variáveis utilizadas pelo produtor (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Espécie e definição do documento: buscam expor com exatidão e clareza os características genéricas e diferenciais de cada tipo, de forma que aproxime-se da atividade que o gerou e da função que possui (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Unidade produtora do documento: busca centralizar a gestão do tipo documental visando ao trâmite mais adequado à função que possui (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Legislação, vigência administração e exposição: buscam definir as leis, normas, regulamentos etc. que alicerçam a produção do documento que ao mesmo tempo expõe os prazos de início e o fim de vigência  (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Trâmite do documento: busca analisar a sequência das diligências e ações, de forma a se identificar a produção, elaboração, aprovação e recebimento do tipo, ao tempo em que se reflete quanto aos aspectos que se podem melhorar o processo (Grupo de Arquivistas Municipais de Madri).
• Gênero do documento: busca determinar  a disposição e a  articulação da informação, evidenciando a proveniência, processos, procedimentos, usos, modos de transmissão e sua autenticidade (Duranti).
• Linguagem e escrita do documento: busca identificar o idioma e as diferentes formas de redação e vocabulários da informação (Duranti).
• Suporte: material que transporta a mensagem (Duranti)
• Protocolo: busca identificar o contexto administrativo da ação e as formas iniciais do processo de gênese (Duranti).

Entendemos que existam outros aspectos importantes na análise dos tipos documentais, não só nos métodos aos quais nos referimos, assim como naqueles propostos por outros autores, porém é necessário encontrar os melhores procedimentos para cada instituição.

Tuila e João Paulo

Um documento pra chamar de meu: parte 1

Imagem retirada de http://catracalivre.folha.uol.com.br/2012/04/estude-em-pequim-ou-xangai-com-o-programa-de-bolsas-top-china/

Boa-noite, pessoal!

Vamos à atividade em que apresentaremos três documentos relacionados ao tema central de nosso blog: o ingresso de alunos da UnB em universidades estrangeiras e os documentos necessários para tal.

Os documentos a serem analisados foram escolhidos na Assessoria de Assuntos Internacionais da UnB – INT com auxílio de servidores daquele setor.

Para contextualizá-los (de forma breve) quanto ao contexto de existência desses documentos  no trâmite de “exportação” desses alunos, fizemos um pequeno resumo do processo: 

1 – A INT  faz acordos de cooperação com universidades estrangeiras;

2 – Depois publica um edital de convocação para pré-selecionar alunos, sejam graduação, pós-graduação ou extensão;

3 – Encerradas as inscrições, faz-se um relatório com o resumo das estatísticas relacionadas a elas;

4 – A INT recebe a documentação dos alunos pré-selecionados e a envia às universidades escolhidas pelos alunos.

5 – Os alunos selecionados pelas universidades estrangeiras recebem cartas aceitação ou não aceitação destas.

Parece bem simples, né? Porém, há muitos documentos envolvidos nesse processo descrito por nós.

Os documentos escolhidos e a análise tipológica deles seguem abaixo:

1 - Edital de convocação:

• Denominação:  Edital de convocação. 
•  Definição: publicar processo de pré-seleção de alunos de graduação da UnB ao programa de intercâmbio acadêmico.
•  Unidade Produtora: Assessoria de Assuntos Internacionais - INT;
•  Trâmite: o setor responsável pela elaboração dos requisitos de convocação e pré-seleção, produz o   documento que ao final será pubilicado pelo responsável legal pela INT.
•    Gênero: textual.
•    Língua: portuguesa.
•    Espécie: edital de convocação.
•   Suporte: papel.
•    Formato: folhas múltiplas.
•    Forma: original.

2 - Carta de aceitação:

•    Denominação: Carta de aceitação.
•    Definição: comunicar ao aluno sua aceitação como intercambista na universidade estrangeira e dar instruções de procedimentos necessários para estadia no país.
•    Unidade Produtora: Escritório de Cooperação Internacional da Universidade Nacional de Chengchi - Taiwan.
•    Trâmite: o Escritório de Cooperação Internacional produz o documento e o envia ao aluno aceito. 
•    Gênero: textual.
•    Língua: inglesa e chinesa.
•    Espécie: carta.
•    Suporte: papel.
•    Formato: folha avulsa.
•    Forma: original.

3 – Declaração de recepção/chegada:

•  Denominação: Declaração de recepção.
•  Definição: comprovar à UnB o acolhimento e o registro do aluno estudante de intercâmbio à Universidade Nacional de Chengchi.
• Unidade Produtora: INT.
• Trâmite: o intercambista leva o documento para a universidade estrangeira e lá é preenchido e firmado pela universidade estrangeira, após isso é enviado por fax ou correio eletrônico. 
•  Gênero: textual.
•  Língua: portuguesa.
•  Espécie: declaração.
•  Suporte: papel.
•  Formato: folha avulsa.
•  Forma: cópia.

E é isso aí, pessoal!

João Paulo e Tuila

Documentos digitais - A velha nova era

Imagem retirada de: http://www.tjrr.jus.br/arquivoslegados/sistemas/php/joomla/index.php/noticias/284-tj-de-roraima-inicia-instalacao-do-projudi-nas-comarcas-do-interior

Na palestra ministrada pelo arquivista do Tribunal Superior do Trabalho, senhor Leonardo Moreira, em 11 de janeiro de 2013, foi apresentada a sua tese de mestrado a respeito da confiabilidade de documentos digitais no âmbito do Superior Tribunal de Justiça, instituição pública brasileira pioneira na digitalização documental.

O surgimento de documentos digitais é recente e por isso enfrenta dificuldades quanto à sua confiabilidade. As formas de garantia de sua autenticidade e veracidade seguem em intensas mudanças, assim como a tecnologia.

Para o estudo do documento digital, é necessário que antes se faça uma rigorosa análise do documento físico, visando encontrar minuciosas características que o faça juridicamente aceito como registros verídicos, autênticos e confiáveis de fatos.

Segundo Duranti (1996, cap.5), “La diplomática define la forma como el complejo de reglas de representación usado para transmitir un mensaje, esto es, como el conjunto de características de un documento que puede ser separada de la determinación de los temas particulares, personas o lugares que lo afectan”. Dessa forma, a diplomática é uma ciência que nos permite fazer o rigoroso estudo do documento físico.

Sem o estudo dos documentos físicos que, por consequência, retratam as funções e atividades das pessoas físicas ou jurídicas, não é possível fazer análise das séries documentais. De acordo com Lopez (1999, p. 6), entende-se por série documental “o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras”. Para identificar a série documental, segundo Ruipérez (2007, p. 41), é necessário que se faça a análise de tipologias dos documentos. Sendo um tipo documental, para Lopez (1999, p.7), “a espécie documental somada à produção que o produziu”.

Trazendo tais conceitos para a atualidade, observa-se que não se tem tido a preocupação de dar o devido tratamento arquivístico à documentação física antes de se digitalizá-la. Para que o documento digital seja seguro e confiável, ele deve possuir ou ao menos reproduzir as características de seu original físico, assim sendo, o conhecimento profundo destas é condição sine qua non para verificação das suas autenticidade e veracidade.

Mais uma vez a atenção se volta à análise dos elementos externos e internos dos documentos. Para Duranti (1996, cap. 5), elementos externos “constituyen el carácter material del documento y su apariencia externa. Pueden ser examinados sin ler el documento y sólo están todos presentes en el original. Estos son el soporte, la escritura, el linguaje, los signos especiales, los sellos y las anotaciones” e elementos internos referem-se ao conteúdo intelectual, ainda segundo a autora.

Hoje em dia, no sistema judiciário brasileiro, é contumaz a digitalização dos autos dos processos visando a uma melhor celeridade nos andamentos processuais, à diminuição das custas, satisfação das partes interessadas etc. Contudo, apesar do sucesso dessa nova forma de condução dos processos judiciais, há arguições no sentido de contestação da autenticidade e veracidade desses documentos.

Para a juntada de documentos assinados por pessoas que não possuam firmas digitais, no caso de petição em autos virtuais, o procedimento é de se escanear o documento, que é digitalmente transformado em formato .jpg e, em seguida em .pdf, formato este que é o único aceito pelo sistema projudi (Processo Virtual Nacional, proposto pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) e normatizado pela Lei n.º 11.419/2006.

A fragilidade que traz o escaneamento da documentação firmada manuscritamente, isto é, sem assinatura digital, é grande, uma vez que a falsificação de assinaturas torna-se simples de ser feita. Porém, outros agravantes existem. Caso não exista uma normatização e padronização de tipos documentais nas instituições mais simples é de se falsificar, alterar ou suprimir informações, por exemplo. E quando há suspeitas de falsificações, a lei já faculta à parte interessada fazer vistas aos documentos originais.

Diante o exposto, observa-se que é necessária a padronização das tipologias documentais e o estudo das características dos documentos utilizando-se dos subsídios científicos fornecidos pela diplomática documental. 

Segue o link da reportagem: http://www.conjur.com.br/2012-jul-19/artur-scapini-parte-pedir-original-documento-digital-for-suspeito

Participaram desta atividade: Tuila Barros e João Paulo Berrêdo