Documentos digitais - A velha nova era

Imagem retirada de: http://www.tjrr.jus.br/arquivoslegados/sistemas/php/joomla/index.php/noticias/284-tj-de-roraima-inicia-instalacao-do-projudi-nas-comarcas-do-interior

Na palestra ministrada pelo arquivista do Tribunal Superior do Trabalho, senhor Leonardo Moreira, em 11 de janeiro de 2013, foi apresentada a sua tese de mestrado a respeito da confiabilidade de documentos digitais no âmbito do Superior Tribunal de Justiça, instituição pública brasileira pioneira na digitalização documental.

O surgimento de documentos digitais é recente e por isso enfrenta dificuldades quanto à sua confiabilidade. As formas de garantia de sua autenticidade e veracidade seguem em intensas mudanças, assim como a tecnologia.

Para o estudo do documento digital, é necessário que antes se faça uma rigorosa análise do documento físico, visando encontrar minuciosas características que o faça juridicamente aceito como registros verídicos, autênticos e confiáveis de fatos.

Segundo Duranti (1996, cap.5), “La diplomática define la forma como el complejo de reglas de representación usado para transmitir un mensaje, esto es, como el conjunto de características de un documento que puede ser separada de la determinación de los temas particulares, personas o lugares que lo afectan”. Dessa forma, a diplomática é uma ciência que nos permite fazer o rigoroso estudo do documento físico.

Sem o estudo dos documentos físicos que, por consequência, retratam as funções e atividades das pessoas físicas ou jurídicas, não é possível fazer análise das séries documentais. De acordo com Lopez (1999, p. 6), entende-se por série documental “o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras”. Para identificar a série documental, segundo Ruipérez (2007, p. 41), é necessário que se faça a análise de tipologias dos documentos. Sendo um tipo documental, para Lopez (1999, p.7), “a espécie documental somada à produção que o produziu”.

Trazendo tais conceitos para a atualidade, observa-se que não se tem tido a preocupação de dar o devido tratamento arquivístico à documentação física antes de se digitalizá-la. Para que o documento digital seja seguro e confiável, ele deve possuir ou ao menos reproduzir as características de seu original físico, assim sendo, o conhecimento profundo destas é condição sine qua non para verificação das suas autenticidade e veracidade.

Mais uma vez a atenção se volta à análise dos elementos externos e internos dos documentos. Para Duranti (1996, cap. 5), elementos externos “constituyen el carácter material del documento y su apariencia externa. Pueden ser examinados sin ler el documento y sólo están todos presentes en el original. Estos son el soporte, la escritura, el linguaje, los signos especiales, los sellos y las anotaciones” e elementos internos referem-se ao conteúdo intelectual, ainda segundo a autora.

Hoje em dia, no sistema judiciário brasileiro, é contumaz a digitalização dos autos dos processos visando a uma melhor celeridade nos andamentos processuais, à diminuição das custas, satisfação das partes interessadas etc. Contudo, apesar do sucesso dessa nova forma de condução dos processos judiciais, há arguições no sentido de contestação da autenticidade e veracidade desses documentos.

Para a juntada de documentos assinados por pessoas que não possuam firmas digitais, no caso de petição em autos virtuais, o procedimento é de se escanear o documento, que é digitalmente transformado em formato .jpg e, em seguida em .pdf, formato este que é o único aceito pelo sistema projudi (Processo Virtual Nacional, proposto pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) e normatizado pela Lei n.º 11.419/2006.

A fragilidade que traz o escaneamento da documentação firmada manuscritamente, isto é, sem assinatura digital, é grande, uma vez que a falsificação de assinaturas torna-se simples de ser feita. Porém, outros agravantes existem. Caso não exista uma normatização e padronização de tipos documentais nas instituições mais simples é de se falsificar, alterar ou suprimir informações, por exemplo. E quando há suspeitas de falsificações, a lei já faculta à parte interessada fazer vistas aos documentos originais.

Diante o exposto, observa-se que é necessária a padronização das tipologias documentais e o estudo das características dos documentos utilizando-se dos subsídios científicos fornecidos pela diplomática documental. 

Segue o link da reportagem: http://www.conjur.com.br/2012-jul-19/artur-scapini-parte-pedir-original-documento-digital-for-suspeito

Participaram desta atividade: Tuila Barros e João Paulo Berrêdo