Visita ao Centro de Documentação da Universidade de Brasília

Boa noite, pessoal!

Abaixo segue uma análise/exercício feito em aula, dia 07/12/2012, numa visita ao Centro de Documentação da Universidade de Brasília (CEDOC – UnB).

1.      Quais são as espécies documentais encontradas no CEDOC?

- Atas de reunião;

- Registros de diplomas;

- Dossiês de professores;

- Dossiês de alunos;

- Memorandos; e

- Pareceres jurídicos.

2.      Quais as correspondentes funções de tais espécies?

- Atas de reunião: para registro das deliberações;

- Registros de diplomas: servir de prova para deferimento ou indeferimentos nos registros e como controle de expedição;

- Dossiês de professores: assentamento funcional;

- Dossiês de alunos: registro de acompanhamento acadêmico;

- Memorandos: comprovar a comunicação dentro da universidade; e

- Pareceres jurídicos: registrar a análise e aprovação jurídicas dos processos, contratos, convênios etc. realizados pela universidade.

3.     Quais os tipos documentais existentes no CEDOC?

- Atas de deliberações;

- Registros de deferimento de diplomas;

- Dossiês de assentamento funcional docente;

- Dossiês de acompanhamento acadêmico discente;

- Memorandos; e

- Pareceres Jurídicos de convênios.

4.      Relacione as séries documentais do arquivo do cedo com as respectivas fases dos ciclos de vida, de acordo com as teorias das três idades.

Neste caso, para facilitar a compreensão, relacionaremos as séries documentais apenas em duas fases, sendo a primeira relativa à gestão documental em si, compreendendo as fases corrente e intermediária, e a segunda referente à fase permanente.

Relação com a 1ª fase:

- Dossiês de acompanhamento acadêmico discente; e

- Memorandos.

Relação com a 2ª fase

- Atas de deliberações;

- Registros de deferimento de diplomas;

- Dossiês de assentamento funcional docente; e

- Pareceres Jurídicos de convênios.

5.      Sugira um plano de classificação para os documentos do CEDOC.

Espécie Documental	Tipo Documental	Fase Corrente	Fase Intermediária	Fase Permanente
Memorandos	Memorandos informativos internos.	1 ano	-	-
Dossiês	Para acompanhamento acadêmico de graduação de discentes	Até a conclusão da graduação.	5 anos	-
Dossiês	Para registro de assentamento funcional de docentes	Durante o ano em curso	Até afastamento permanente do serviço ativo	Guarda permanente
Atas de reunião	Para registro de atos deliberativos	5 anos	5 anos	Guarda Permanente
Registro de diplomas	Para deferimento ou indeferimento de registro	1 ano	-	Guarda Permanente
Pareceres jurídicos	Para prova de análise e aprovação jurídica de contratos	10 anos	5 anos	Guarda Permanente

6.      Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no CEDOC?

- Projetos de divulgação do acervo, pois o Centro de Documentação apresenta-se sem visibilidade dentro da UnB e é desconhecido pelo corpo discente e docente que desconhecem o potencial da documentação ali guardada;

- Projetos de assistência técnica nos setores correntes, visando à melhoria das transferências e do tratamento arquivístico dos documentos em sua concepção e recepção;

- Investimento na conservação preventiva do acervo, pois verificamos baixa preocupação em relação a isso, como muitos objetos de madeira não tratados para alocação de arquivos, falta de controle ambiental (temperatura alta e umidade baixíssima), extintores vencidos, caixas e estantes coladas nas paredes etc.

João Paulo e Tuila